Как выглядит бизнес-процесс аутстаффинга на стороне клиента

Вы заключили договор с клиентом или ваше агентство попало в пул поставщиков. Что происходит внутри компании, которой нужны внешние ресурсы? С чего все начинается и сколько длится? Рассказываем о форматах взаимодействия с клиентами на этапе предоставления кандидатов, которые помогут лучше понять бизнес-процесс внутри клиента и проводить подбор кандидатов максимально эффективно.

4 формата бизнес-процесса

Если в компании появляется потребность в аутстаф-сотруднике, то сначала формируются требования, а далее публикуется запрос. На этом этапе бизнес-процесс разветвляется на несколько способов взаимодействия с подрядчиками.

Форматы:

1. Центр компетенций или отдел закупок.
2. Тендер.
3. Прямое общение с руководителем проекта/бизнес-заказчиком.
4. Собственный портал с потребностями.

Выбор способа коммуникации зависит от уровня бюрократии и масштаба компании. Разберем каждый формат подробнее.

Центр компетенций или отдел закупок

Это отдельное подразделение, которое занимается привлечением внешних ИТ-специалистов. Может встречаться в банках и крупных корпорациях. 

Пошагово подбор аутстаф-сотрудника выглядит так:

1. Центр компетенций общается с руководителями направления или проекта для формирования запроса.
2. Создается запрос с учетом стека технологий, требуемого опыта, описания задач и проекта.
3. Информация о поиске ИТ-специалиста передается подрядчикам. 
4. Подрядчик предлагает кандидатов на выбор и направляет их ФИО и телефон на name check, чтобы проверить, не общался ли клиент ранее со специалистами.
5. Резюме согласовывается сотрудником центра компетенций с руководителями отдела или проекта.

Преимущества этого формата — как правило, здесь одно входное лицо. Вы взаимодействуете всего с парой человек по всем запросам. Центр компетенций самостоятельно собирает требования со всех отделов, а значит, отпадает необходимость обращаться к каждому руководителю проекта с уточнениями по открытым запросам.

Однако в ряде случаев такая косвенная коммуникация с бизнес-заказчиком приводит к длительным согласованиям. Получить развернутую обратную связь бывает не всегда просто. Это, в свою очередь, не позволяет подрядчикам скорректировать дальнейший подбор.

Срок вывода специалиста занимает до 3 недель. 

Закрытый тендер среди поставщиков сформированного пула

Еще один способ найти аутстаф-специалиста — тендер. Подрядчики участвуют в закрытом тендере в двух случаях: либо заключен договор с клиентом, либо аутстаф-поставщик прошел аккредитацию и был занесен в пул поставщиков — только в этом случае договора еще нет, но у агентства есть доступ к закрытой рассылке по тендерам.

Пошагово подбор аутстаф-сотрудника выглядит так:

1. Компания формирует запрос на тендерной площадке/в закрытой рассылке на конкретные роли.
2. Подрядчики направляют резюме и заполненную форму коммерческого предложения.
3. Через 1-2 недели заказчик возвращается к агентству с обратной связью по кандидату.

Преимущества этого формата — прозрачная система отбора кандидатов. Есть точная дата сбора заявок, описаны конкретные требования к специалисту, условия и формат работы. Как правило, для более тщательного отбора кандидатов к тендерной документации сразу прикладывают тестовые задания/скрининг.

Здесь важно отметить, тендер — про строгость процесса. Если резюме кандидатов не подошли клиенту, агентство больше не имеет права предложить кого-то еще.

Процесс вывода специалиста занимает до 1 месяца.

Прямое общение с руководителем проекта/бизнес-заказчиком

Нередки случаи, когда коммуникация с агентством идет непосредственно через бизнес-заказчиков — руководителей проектов, тимлидов, ИТ-директоров или руководителей продукта. 

Пошагово подбор аутстаф-сотрудника выглядит так:

1. Бизнес-заказчик формирует для подрядчика требования.
2. Агентство подбирает кандидатов и отправляет резюме руководителю либо тому, кто будет проводить собеседование.
3. Бизнес-заказчик отсматривает резюме и возвращается с обратной связью до пяти дней.

Преимущества этого формата — вы общаетесь напрямую с клиентом. И это удобно. Прямая коммуникация может повлиять на ход подбора и скорректировать портрет идеального кандидата.

При этом ускоряется процесс вывода специалиста. Каждая сторона в кратчайшие сроки решает свою задачу: вы получаете четкое описание необходимого специалиста и оперативную обратную связь, а клиент — быстрый вывод специалиста на проект.

Срок вывода специалиста занимает до 2 недель. 

Собственный портал с потребностями

Некоторые компании для отбора ИТ-специалистов используют внутренние платформы или порталы. 

Такие порталы есть у крупных компаний. Доступ к ним не публичный, а только для существующих подрядчиков.

Пошагово подбор аутстаф-сотрудника выглядит так:

1. Публикуется запрос на портале.
2. Подрядчик откликается на запрос и предлагает своих сотрудников.
3. Компания изучает резюме и отбирает кандидата.

Преимущества этого формата — на портале можно посмотреть историю и статус запроса. Не нужно дополнительно уточнять у клиента, открыт ли еще запрос. Здесь же отображается обратная связь и история тех кандидатов, которых уже отправили клиенту.

Такой формат выбирают крупные компании из-за удобства и прозрачности. С порталом легко работать, так как в этом случае клиенту не отправляют ежедневно десятки сообщений с резюме на почту или в мессенджер. Отказать/одобрить кандидата можно прямо на портале, без лишних действий.

Срок вывода специалиста занимает до 3-3,5 недели.

Итоги

Поиск специалиста на аутстаф разнится в отдельных компаниях. Поэтому важно понимать бизнес-процесс клиентов и отличия в схеме его работы, чтобы в полном объеме удовлетворять потребности во внешних ресурсах. Рассмотренные форматы взаимодействия помогут лучше понимать заказчиков, быть в курсе того, что происходит на стороне и, в случае чего, быстро реагировать на их запросы.