Как правильно заполнять акт выполненных работ?
ИТ-партнёр должен сформировать акты на специалистов, работающих у клиентов в предыдущем месяце, не позднее 2-го числа календарного месяца.
Для формирования акта перейдите в Личном кабинете в раздел «Документы» — «Акты» и нажмите кнопку «Создать акт».
В открывшейся форме заполните необходимые поля:
Шаг 1
Выберите специалиста и заявку, в рамках которой работает специалист. Из заявки автоматически подтянется стоимость специалиста в час.
Если специалист в предыдущем месяце работал у нескольких клиентов в рамках разных заявок, то необходимо сформировать отдельные акты для каждой заявки.
Шаг 2
Выберите период акта — период работ в предыдущем месяце, на который привлекался специалист в рамках заявки.
- за февраль период акта 12.02.2021–28.02.2021,
- за март период акта 01.03.2021–31.03.2021,
- за апрель период акта 01.04.2021–17.04.2021.
Если клиент продлил работу со специалистом (т.е. подписал новую заявку), а новый период бронирования начинается в том же календарном месяце, что и заканчивается предыдущий, то в таких случаях необходимо создать два отдельных акта.
Пример: если конец первой заявки 17.04, а начало второй — 18.04, то необходимо создать два акта за этот календарный месяц в соответствии с периодами в заявке:
- 01.04.2021–17.04.2021,
- 18.04.2021–30.04.2021.
Сформировать акты по закрытым более 2 месяцев назад заявкам невозможно.
Шаг 3
Заполните таблицу с описанием работ одним из перечисленных ниже способов:
Через загрузку файла excel
Если у вас большой объём данных, вы можете сэкономить время и упростить процесс заполнения таблицы. Для этого воспользуйтесь автоматическим заполнением формы акта, загрузив файл с описанием работ и указанием количества часов, потраченных на выполнение указанных работ. Обращаем внимание, что из файла импортируются только первые два столбца. Пример файла можно скачать в форме заполнения акта.
Ручной ввод данных
Вы можете заполнить таблицу вручную. Этот способ удобен, если у вас небольшое количество данных.
В таблице введите описание работ, выполненных специалистом, и количество часов, которые были потрачены на данные работы:
- укажите номер и название выполненной работы из трекинговой системы клиента;
- каждую работу добавляйте отдельными строками таблицы с помощью кнопки «Добавить описание работ»;
- если специалист работал в выходные, и это было согласовано с клиентом, то активируйте тумблер «Работа в выходной» (стоимость часа работы специалиста будет увеличена вдвое).
Все переработки и ставка, по которой эти переработки будут оплачены, должны быть заранее согласованы с клиентом.
Шаг 4
Если вам необходимо предоставить скидку клиенту, то активируйте тумблер «Предоставить скидку» и введите процент скидки.
Шаг 5
Платформа автоматически подсчитает общее количество часов, проведёт расчёт скидки и итоговой суммы.
В конце формы акта вы увидите подсказку о суммарном количестве указанных часов выполненных работ. Если вы внесли достаточное количество часов за указанный период или больше, то подсказка будет гореть зелёным.
Если указано недостаточное количество часов, подсказка загорится жёлтым цветом. Проверьте, что вы внесли все отработанные часы специалиста.
Шаг 6
Если у вас недостаточно данных для акта, но вы уже внесли часть информации, то сохраните наработки в черновик. Если вы полностью заполнили всю информацию, то отправьте акт на согласование.
