Как сделать так, чтобы новичок на аутстафе не чувствовал себя «чужим среди своих»

Последние несколько лет показали, что работать из любой точки мира легко и эффективно, а виртуальная адаптация стала нормой для большинства компаний. Количество сотрудников, работающих из дома, выросло на 159% с 2005 года. Люди держатся за свои места и чувствуют себя счастливее, если работают удаленно.

На удаленке, в основном, работают ИТ-специалисты на аутстафе — это программисты, тестировщики, дизайнеры и другие. Клиенты «арендует» их у ИТ-компаний, например, для разработки MVP, доработок и других задач.

Все то время, пока длится проект, арендованный специалист взаимодействует с командой клиента и может чувствовать себя оторванным от «родной» ИТ-компании, ее команды, корпоративной культуры и общего инфополя. Частая причина этому — недостаточно хороший онбординг.

Что делать, чтобы сотрудник вливался в коллектив ИТ-компании и не был «чужим среди своих»? Рассказываю на примере SkillStaff — B2B-маркетплейса по поиску ИТ-специалистов по модели аутстаффинга.

1 — Наставники

Если хотите, чтобы аутстаф-специалист быстро влился в коллектив — дайте ему наставника.

Новые сотрудники могут чувствовать себя потерянными в начале работы из-за незнакомой среды, процессов и ожиданий. Наставники помогают им ориентироваться, показывают, какие шаги нужно предпринять для успешной адаптации и интеграции в команду.

В SkillStaff аутстаф-специалистам помогают бизнес-партнеры по управлению персоналом — они чутко сопровождают специалистов на всех этапах работы и поддерживают их.

2 — Welcome-встреча

Первый день — день погружения в инфраструктуру компании. На этом этапе стоит представить новичку его наставника. Разумнее сделать это даже раньше созвона с командой клиента, чтобы человек узнал, к кому ему можно обращаться по всем вопросам.

Помочь в получении большей информации о компании помогает Welcome-встреча и памятка новичка, благодаря которым специалист узнает, как все устроено в компании и к кому можно обратиться, чтобы узнать об оформлении отпуска, больничного и так далее.

Бывает, что работы на новом проекте и первый день в компании у аутстаф-специалиста наступают одновременно. Огромный поток информации о процессах и командах наслаиваются друг на друга, от чего голова может закружиться.

Мы придерживаемся политики, что в приоритете всегда стоят задачи и встречи, назначенные заказчиком, и если возникают какие-либо накладки, то оперативно подстраиваемся под нового сотрудника, а он в свою очередь адаптируется к требованиям заказчика.

3 — Приветствие в общем чате и welcome-тренинг

У каждой компании есть свой способ быстрой коммуникации. Чаще всего это Telegram или корпоративный мессенджер, где нового сотрудника добавляют во все чаты и представляют команде.

Мы общаемся в Telegram, здесь у нас есть общий чат, канал с новостями компании и чаты для аутстаф-специалистов. В первый день мы направляем сотруднику ссылку-приглашение, по которой он вступает в главный чат со всеми сотрудниками компании. Там HR пишет приветственное сообщение и отправляет заранее подготовленное сотрудником письмо о себе, написанное в свободной форме. Например:

Когда читаем — восхищаемся историями и разносторонностью наших коллег.

Коллеги отвечают сотруднику, приветствуют, вовлекая в диалог-знакомство. Человек сразу чувствует себя частью команды.

В чате с новостями мы поздравляем сотрудников с днем рождения и с их годовщиной работы в компании.

Кроме этого, раз в месяц для новичков можно устраивать «обряды посвящения» — welcome-тренинги, где будут все новоприбывшие.

Мы проводим такие встречи вместе с владельцем компании, который открыто отвечает на вопросы, делится с аутстаф-специалистами интересными фактами о компании. Для новеньких это хорошая возможность расширить пул знакомств.

4 — Чаты для неформального общения

Неформальные чаты отлично работают на сплоченность, помогают найти единомышленников и, главное, реализуемы даже при удаленном формате.

Все ссылки на чаты можно скинуть списком и отправить после оформления сотрудника либо разослать их в памятке в первый рабочий день, чтобы специалист мог со всем ознакомиться сразу.

Например, мы с первого дня активно информируем и вовлекаем в наши чаты по увлечениям:

• Чат для любителей путешествий
• Чат для любителей онлайн- и настольных игр
• Чат для любителей книг, фильмов
• Чат для спорта

5 — Участие в выездах и других развлекательных мероприятиях

Хотя аутстаф-специалист проводит большую часть времени внутри команды клиента, для него по-прежнему важно создавать комфортную и мотивирующую рабочую среду, ощущение дома, куда всегда можно вернуться, пообщаться с коллегами, вдохновиться.

Корпоративные мероприятия в этом помогают, способствуют укреплению командного духа, повышению мотивации сотрудников и развитию корпоративной культуры.

Дважды в год каждый из наших сотрудников получает приглашение на традиционные корпоративные выезды, чтобы пообщаться в неформальной обстановке, отдохнуть от рабочих будней, зарядиться позитивной энергией и, конечно же, добиться новых успехов в нашей совместной работе.

Также мы приглашаем на все остальные мероприятия.

Корпоративный выезд в 2023 году

6 — Возможности для профессионального развития

Одна из ценностей SkillStaff, которую мы транслируем — это развитие и рост.

Люди и бизнес должны регулярно развиваться, поэтому мы постоянно наращиваем экспертизу наших сотрудников, расширяем предложение и улучшаем возможности платформы.

Учебные программы, семинары и доступ к учебным ресурсам — вот несколько способов, с помощью которых можно расширить возможности сотрудников для повышения их навыков, знаний, квалификации.

Сотрудникам на аутстафе это также помогает оставаться на связи с компанией, ее целями и отраслью в целом.

Мы стремимся к непрерывному развитию профессиональных навыков наших специалистов. Они имеют возможность активно участвовать в написании статей, конференциях, проведении собственных вебинаров и даже обучении других сотрудников.

Здесь наши сотрудники действительно проявляют высокую активность. На этот год мы запланировали значительное количество мероприятий, статей и другого интересного контента.

7 — Помогать, когда на проекте возникают трудности

Бывает, что на проекте заказчика появляются трудности и нужно скорректировать работу специалиста, «прощупывать» почву: всё ли у него в порядке, не выгорает ли он.

Синхронизируемся с заказчиком, когда появляются трудности. Пример: обычно мы обеспечиваем сотрудника всем необходимым оборудованием и проверяем, что к первому рабочему дню все уже готово. Но иногда бывает так, что ребята на стороне заказчика могут задержаться с предоставлением доступов.

Так как повлиять на внутренние процессы заказчика мы не можем, наша цель в этой ситуации — успокоить нового сотрудника и связаться с его руководителем, чтобы получить задачи на первые часы-дни.

Собираем обратную связь на регулярной основе. Это происходит в разные моменты: в конце первого рабочего дня, недели, месяца и трех месяцев. Мы ведем регулярную переписку, в которой спрашиваем о том, как идут дела, и интересуемся, все ли в порядке.

Мы общаемся с сотрудником и его руководителем со стороны заказчика, задаем вопросы об удовлетворенности работой, оцениваем эффективность и мотивацию. Если возникают какие-то вопросы, мы оперативно на них отвечаем и решаем проблемы.

Например: сотруднику на аутстафе не хватает обратной связи от руководителя. Мы идем к руководителю с комментарием и для получения полного представления о ситуации узнаем у него, действительно ли есть проблемы с коммуникацией. Затем предлагаем ему обратить внимание на то, что для сотрудника важно получать отклик на результаты своей работы. Просим руководителя встречаться с сотрудником почаще и, таким образом, помогаем им наладить коммуникацию.

Что почитать, чтобы лучше понимать своих сотрудников

Одна из самых важных компетенций, или мягкий навык, который стоит прокачивать в современном мире — эмоциональный интеллект (EQ).

По словам эксперта в области организации труда Джуди Белл, коллективы, в которых EQ высок, имеют более высокую производительность, потому что специалисты лучше взаимодействуют между собой. В компаниях, где этот показатель низкий, отмечают более высокую текучесть, низкую производительность и снижение продаж.

Во взаимодействии с сотрудниками важно:

– умение слушать и понимать чувства и эмоции других людей;

— способность управлять своими эмоциями и не позволять им влиять на принятие решений;

— умение находить компромиссы и решать конфликты мирным путем;

— развитие навыков самоанализа и самоконтроля, чтобы понимать свои эмоции и управлять ими.

Также рекомендуем эти две книги по управлению персоналом:

• Гид HBR. Коучинг | Harvard Business Review (HBR)

В книге написано простыми словами об управлении в стиле коучинга, даны практические рекомендации, которые можно сразу же брать и применять при работе и общении с сотрудниками.

• «Полная вовлеченность. Вдохновляйте, мотивируйте и раскрывайте всё лучшее в своей команде», Брайан Трейси

Будет интересна для менеджеров и владельцев бизнеса. Каждый, кто занимал руководящий пост, сталкивался с необходимостью полностью раскрыть потенциал своих сотрудников. Но поскольку условия в бизнесе далеки от идеальных, сделать это удается далеко не всегда. Книга Брайана Трейси научит вас вовлекать, мотивировать и вдохновлять свою команду.

Источник.