Неправильная постановка задач — одна из главных причин сбоев в управлении проектами. Если проблемы возникают систематически у всей команды, их причина — не в уровне компетенций сотрудников, а в ошибках руководителя при делегировании: неясные формулировки, отсутствие измеримых критериев, нереалистичные ожидания. 

Любой руководитель знает о базовых принципах постановки задач и отслеживания результата (к тому же они уже много раз были описаны), но в потоке проектов и повседневной рутине об этих правилах легко забыть. 

В статье перечислим основные правила, чтобы вы могли еще раз проверить себя, и расскажем, какой подход к постановке задач и делегированию применяем сами в команде SkillStaff.

Правила постановки задач

Чтобы подчиненный правильно понял задачу и смог успешно ее выполнить, важно соблюдать несколько базовых правил.

Ясность и конкретика

Чем конкретнее вводные, тем ниже вероятность ошибок. Не стоит использовать абстрактные формулировки вроде «продумать стратегию» или «улучшить работу». Вместо этого лучше указать: «разработать маркетинговую стратегию для нового продукта за 5 дней».

Измеримый результат

Задача должна содержать критерии, по которым будет оцениваться результат. Это поможет избежать субъективности. Например, вместо «увеличить продажи» — «увеличить количество заявок с сайта на 20%». 

Достижимость

Задача должна соответствовать возможностям исполнителя, то есть учитывать его компетенции, доступ к ресурсам и загруженность. Заведомо невыполнимые задания демотивируют и снижают уровень доверия.

Релевантность

Любая задача должна быть логически связана с общими целями компании. Подчиненному нужно понимать, зачем он выполняет ту или иную работу и как она помогает достичь ключевых KPIs.

Ограниченность по времени

У задачи должен быть дедлайн. Он позволяет расставлять приоритеты и планировать рабочее время, а также упрощает контроль за исполнением.

_________________________________________________________________

Общие принципы в SkillStaff: 

1. Нельзя поставить задачу на чужого сотрудника — нужно ставить на его руководителя.
2. Коммуникация по задаче должна вестись в одном месте, где она будет доступна всем заинтересованным лицам.
3. Степень детализированности задачи напрямую зависит от уровня компетенций исполнителя и его мотивированности.

_________________________________________________________________

6 шагов: алгоритм постановки задачи сотруднику

1. Перед тем как ставить задачу, оцените ее значимость, определите цель и конечный результат. Решите, кто именно из сотрудников подходит для выполнения и какие ресурсы ему потребуются.

2. Формулируя задачу, используйте метод SMART (она должна быть конкретная, измеримая, достижимая, релевантная и ограниченная по времени).

Например: «Разработать дизайн лендинга к 20.05, согласовав макет с маркетингом», «Создать презентацию по проекту X из 10 слайдов до 15 июля включительно». 

3. Объясните, зачем эта задача вообще нужна. Дайте сотруднику возможность задать вопросы, уточнить детали, высказать свое мнение. Убедитесь, что сотрудник понял требования (можно попросить пересказать своими словами).

4. Предоставьте ресурсы и полномочия. Исполнитель должен иметь доступ ко всем необходимым инструментам, данным, контактам и правам. Также определите уровень автономности сотрудника: может ли он сам принимать решения или лучше согласовывать каждый этап.

5. Вы как руководитель обязаны отслеживать процесс, при этом избегая микроменеджмента. Оптимальный вариант — договориться о промежуточных контрольных точках, особенно если проект сложный и выполняется в несколько этапов.

6. Давайте обратную связь и оценивайте результат. Итак, задача выполнена! Но работа руководителя на этом не заканчивается. Важно дать обратную связь — отметить, что сделано хорошо, а что можно улучшить. Это мотивирует и повышает качество работы.

Способы постановки задач

Выбор подхода зависит от срочности, сложности и формата работы. Предлагаем вспомнить основные.

В SkillStaff мы практикуем комбинированный подход с акцентом на автоматизацию. Главные инструменты: корпоративный портал, доски в Битрикс и Jira.

Существенно облегчает работу автоматизация повторяющихся задач: мы используем канбан-доски, постановку задач через корпоративный портал и работаем с общими местами хранения документов

— Екатерина Самарина, руководитель отдела по управлению персоналом SkillStaff 

Например, договоры согласовываются через канбан-доску — так все участники процесса понимают, на каком этапе находится задача. 

Не бойтесь делегировать 

Правильное делегирование высвобождает время руководителя для стратегических задач и помогает развивать персонал.

Компании, активно практикующие делегирование, показывают рост продуктивности: согласно исследованию Gallup, менеджеры, постоянно делегирующие свои обязанности, приносят на 33% больше выручки по сравнению с теми, кто берет все на себя.

В то же время опрос руководителей компаний, проведенный «Мегапланом», показал, что 41% из них не делегируют задачи, потому что не уверены, что сотрудники с ними справятся.

Уровни делегирования

1. Информирование — сотрудник только сообщает о своих действиях, но сам не принимает решений.
2. Совместное обсуждение — руководитель привлекает подчиненного к анализу, но оставляет за собой контроль.
3. Частичное (консультативное) делегирование — сотрудник может советоваться, но решения принимает самостоятельно в рамках установленных правил.
4. Полное делегирование — ответственность полностью передана сотруднику, он действует автономно.

Ситуационное лидерство и делегирование

В вопросе делегирования мы в SkillStaff руководствуемся моделью ситуационного лидерства. Она подразумевает максимальную гибкость руководителя, который выбирает разные способы взаимодействия в зависимости от задачи и конкретного подчиненного. 

Индивидуальный подход к каждому сотруднику со стороны руководителя позволяет поддерживать комфортную рабочую атмосферу и здоровые отношения в коллективе. Уровень делегирования (частичное или полное) зависит от компетенций сотрудника и его мотивации.

Самое главное правило — не передавить с контролем и микроменеджментом. Чем опытнее сотрудник, тем больший простор для автономности он имеет

— Екатерина Самарина, руководитель отдела по управлению персоналом SkillStaff 

Частые ошибки при постановке задач и как их избежать

Заключение

Правильная постановка задач — навык, который помогает не только достигать целей, но и формировать мотивированную и эффективную команду, а делегирование — это не просто передача рутинных задач, а способ напрямую влиять на общий результат работы.

Эксперты SkillStaff советуют автоматизировать регулярные задачи (например, подготовку ежемесячного отчета), ориентироваться на модель ситуационного лидерства при постановке задач и коммуникации с сотрудниками, а также избегать микроменеджмента.