Раздел мои проекты: как фиксировать время и создавать акты?
Функционал раздела «Мои проекты» в личном кабинете обеспечивает прозрачность в отношениях с клиентами, позволяет избегать недоразумений по поводу объёма выполненных работ, а также помогает специалисту оценивать свою продуктивность, планировать задачи, эффективно управлять своим рабочим временем и формировать отчётную документацию.
Поэтому важно ежедневно фиксировать проделанную на проекте работу в трекинговой системе на платформе SkillStaff.
Как зафиксировать отработанное время?
На платформе есть несколько способов, чтобы перейти к форме для фиксации отработанного на проекте времени:
- Нажав кнопку «Перейти к проекту» или «Списать часы» в разделе меню «Мои проекты»;
- Нажав кнопку «Перейти к проекту» в уведомлении, отправленном на электронную почту;
- Нажав на номер проекта в уведомлении о списании времени на дашборде, расположенном на странице «Начало работы».
Способ 1. Модальное окно (Ручное внесение данных)
- В личном кабинете на платформе зайдите в раздел меню «Мои проекты» и выберите проект, в котором хотите зафиксировать отработанное время.
- Нажмите кнопку «Перейти к проекту», чтобы увидеть детальную информацию, а затем → «Списать часы», чтобы зафиксировать время, или сразу приступите к списанию часов, нажав кнопку «Списать часы».
В открывшемся модальном окне введите в строку описание проведённых работ, дату выполнения работ и затраченное время в часах.
Если на проекте принято дополнительное списание в трекинговой системе клиента, то вводите «Номер задачи — название задачи» из системы клиента. Если в системе клиента вы не фиксируете время, то кратко опишите выполненные работы без использования сленговых слов.
Каждую новую работу вводите в новой строке. Для того, чтобы создать строку, нажмите «Добавить строку» и снова по аналогии с первой строкой введите все необходимые данные.
- Для удаления данных о списании времени необходимо нажать на иконку корзины в строке, которую хотите удалить.
- После заполнения всех ячеек не забудьте нажать «Добавить», чтобы введённые данные сохранились.
Обращаем внимание, что для сохранения данных все строки должны быть заполнены.
Чтобы не вводить данные о выполненных работах вручную, вы можете воспользоваться функцией загрузки файла в модальном окне. Файл должен содержать в себе необходимую информацию: описание работ, затраченное на каждую работу время и даты выполнения каждой работы.
Перед первичной загрузкой файла рекомендуем ознакомиться с примером, нажав кнопку «Скачать пример файла».
Для массовой загрузки данных:
- Нажмите «Загрузить файл» и выберите необходимый файл. Платформа автоматически распределит данные из файла в таблицу в модальном окне.
- Проверьте, чтобы данные были корректно перенесены в таблицу. При необходимости исправьте данные прямо в таблице или добавьте строки с работами, которые не были указаны в файле.
- Когда вы закончите редактировать данные, нажмите «Добавить», чтобы сохранить информацию и зафиксировать затраченное на проект время.
Способ 2. Таблицы с ежемесячным учетом времени на проекте
В разделе мои «Мои проекты» нажмите кнопку «Перейти к проекту», чтобы увидеть информацию о внесённых работах на проекте с разбивкой по месяцам. Если по периоду ещё не сформирован закрывающий документ — акт, то вы можете внести в таблицу недостающие данные.
Для заполнения таблицы внесите описание работы, затраченные на неё часы и дату выполнения в строку таблицы по аналогии со способом 1. При необходимости внести несколько работ, выполненных в рамках одного месяца, добавьте нужное количество строк в таблицу с помощью кнопки «Добавить строку».
Как сформировать отчётный документ — акт?
За 2 дня до окончания месяца в рамках периода проекта, а в последнем месяце — за 2 дня до конечной даты периода у вас появится возможность создать акт для дальнейшего взаиморасчета за выполненные работы за календарный месяц.
Чтобы создать акт:
- Зайдите в личный кабинет и в меню выберите раздел «Мои проекты»;
- Найдите проект, по которому хотите создать документ, и нажмите на кнопку «Перейти к проекту»;
- Найдите таблицу с описанием работ в том месяце, за который хотите сформировать акт и нажмите кнопку «Создать акт»;
После нажатия кнопки в соседней вкладке автоматически будет сформирован черновик акта.
Система самостоятельно объединит списания времени на проекте с одинаковым описанием работ в единую строку, сохранив детализацию по датам и часам.
- Проверьте корректность заполненных данных по списанию времени на проект.
- При корректности данных и готовности акта отправьте его на согласование платформе с помощью кнопки «Отправить». После отправки акта на согласование внести изменения можно только в случае отклонения акта платформой или клиентом. Если вы внесли не всю информацию при создании акта и требуется вернуться к редактированию позднее, не забудьте сохранить акт в черновик, нажав кнопку в нижнем левом углу.
Редактирование данных в акте
Для того, чтобы изменить затраченные часы на работу: в строке с работой, по которой необходимо изменить количество часов, поставьте курсор в ячейку в столбце «Часы» и задайте корректное значение.
Для того, чтобы скорректировать дату выполнения работы: в строке с работой, дату которой необходимо изменить, поставьте курсор на ячейку в столбце «Дата» и введите корректную дату вручную или выберите её в появившемся календаре.
Для того, чтобы добавить списание времени по уже указанной работе: в строке с работой, в которую нужно списать часы, нажмите «Добавить», укажите дату выполнения работы и затраченное на работу время.
Для того, чтобы добавить недостающую работу, нажмите внизу таблицы кнопку «Добавить описание работ» и в новую строку введите требующуюся информацию.
Для того, чтобы удалить работу, нажмите иконку корзины в строке, которую хотите удалить.
